7편｜공동주택·상가빌딩 관리업체 선정 시 필수 체크｜5부｜위탁관리 계약서 작성법
메타 설명
아파트, 오피스텔, 상가빌딩의 관리업체를 선정했다면 가장 중요한 과정이 바로 위탁관리 계약서 작성입니다.
많은 관리단과 입주자대표회의가 업체 선정에는 많은 시간을 투자하지만, 정작 계약서는 업체에서 작성한 양식을 그대로 사용하는 경우가 적지 않습니다.
하지만 관리단과 관리업체 사이의 대부분의 분쟁은 계약서에서 시작됩니다.
- 관리비는 누가 관리하는가?
- 회계자료는 누구의 소유인가?
- 계약이 종료되면 자료는 언제까지 넘겨야 하는가?
- 관리직원은 누가 채용하는가?
- 계약을 중도 해지할 수 있는 경우는 언제인가?
이러한 내용이 계약서에 명확하게 작성되어 있지 않으면 계약 종료 후 큰 분쟁으로 이어질 수 있습니다.
이번 글에서는 공동주택과 상가빌딩 위탁관리 계약서를 작성할 때 반드시 확인해야 하는 핵심 조항을 쉽게 알아보겠습니다.
위탁관리 계약서는 왜 중요할까요?
위탁관리 계약서의 법적 의미
위탁관리 계약은 관리단이 관리업체에게 건물 운영 업무를 맡기고 그 대가로 관리수수료를 지급하는 민법상 위임계약의 성격을 가집니다.
따라서 계약서에 명시된 내용은 법적 효력을 가지며, 분쟁 발생 시 법원의 중요한 판단 기준이 됩니다.
특히 집합건물에서는 관리규약과 위탁관리계약서가 함께 적용되므로 계약서 내용이 관리규약과 충돌하지 않도록 작성해야 합니다.
관리업체는 건물을 대신 소유하는 사람이 아닙니다.
관리단이나 입주자대표회의가 위탁한 업무를 계약 범위 안에서 수행하는 계약상 상대방입니다.
따라서 계약서에는
- 어떤 업무를 맡길 것인지
- 어디까지 권한을 부여하는지
- 어떤 책임을 부담하는지
를 명확하게 적어야 합니다.
계약 내용이 불명확하면 동일한 업무를 서로 상대방의 책임이라고 주장하면서 분쟁이 발생할 수 있습니다.
위탁관리 계약서에 반드시 포함해야 할 핵심 조항
계약 목적 및 관리 범위
가장 먼저 관리업체가 수행해야 할 업무를 구체적으로 명시해야 합니다.
예시
- 시설물 유지관리
- 전기시설 관리
- 승강기 관리
- 소방시설 관리
- 관리비 부과 및 징수
- 회계관리
- 청소 및 미화 관리
- 경비 관리
- 민원 처리
업무 범위가 불명확하면 추후 책임 소재를 따지기 어렵습니다.
계약 기간
계약 기간은 반드시 명확하게 기재해야 합니다.
일반적인 계약기간
- 1년 계약
- 2년 계약
- 3년 계약
실무에서는 2년 계약이 가장 많이 사용됩니다.
자동 연장 조항 주의
관리업체가 작성한 계약서에는 다음과 같은 문구가 포함되는 경우가 있습니다.
계약 만료 30일 전까지 별도 통지가 없으면 자동 연장한다.
이러한 조항은 관리단의 의사와 무관하게 계약이 연장될 수 있으므로 신중하게 검토해야 합니다.
관리비 회계 공개 의무 명시
오피스텔과 상가의 관리비 분쟁 대부분은 회계 투명성 부족에서 시작됩니다.
따라서 계약서에 회계 공개 의무를 반드시 포함해야 합니다.
포함해야 할 내용
관리비 세부내역 공개
- 인건비
- 청소비
- 경비비
- 전기료
- 수도료
- 수선비
- 용역비
회계장부 열람권
관리단 또는 구분소유자는 언제든지 회계자료를 열람할 수 있도록 규정하는 것이 좋습니다.
증빙자료 보관
다음 자료를 최소 5년 이상 보관하도록 명시합니다.
- 세금계산서
- 거래명세서
- 통장 거래내역
- 영수증
관리비 통장 관리 방법
관리비 통장은 반드시 관리단 명의로 개설하는 것이 원칙입니다.
좋은 사례
관리단 명의 통장
↓
관리업체가 관리 업무 수행
↓
관리단 승인 후 집행
위험한 사례
관리업체 명의 통장 사용
↓
관리비 입금
↓
관리업체 단독 집행
↓
횡령 및 분쟁 발생
최근 발생하는 관리비 횡령 사건의 상당수가 관리업체 명의 통장 사용에서 시작됩니다.
관리업무의 범위를 구체적으로 작성하세요
가장 먼저 확인해야 하는 것이 관리범위입니다.
예를 들어
- 관리비 부과
- 관리비 수납
- 회계업무
- 시설관리
- 민원접수
- 청소관리
- 경비관리
- 주차관리
- 계약관리
등 어떤 업무를 수행하는지 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
"건물관리 일체"
처럼 포괄적으로 작성하면 업무범위를 둘러싼 분쟁이 발생하기 쉽습니다.
관리비와 회계업무는 누구의 책임인가?
관리비와 관련된 조항은 가장 중요합니다.
다음 내용을 계약서에 포함하는 것이 좋습니다.
- 관리비 부과 방식
- 관리비 수납 절차
- 연체 관리
- 회계처리 기준
- 결산보고 시기
- 회계자료 보관 기간
관리비는 구분소유자의 자산입니다.
따라서 회계처리는 투명하게 이루어져야 하며 관리단이 언제든 확인할 수 있어야 합니다.
관리단 통장은 누구 명의로 개설할까요?
관리비는 가능하면 관리단 명의 계좌를 사용하는 것이 바람직합니다.
개인 명의 계좌를 장기간 사용하는 경우에는
- 회계 투명성
- 자금관리
- 인수인계
과정에서 문제가 발생할 수 있습니다.
계약서에는
- 계좌 명의
- 출금 권한
- 공동결재 여부
- 통장 보관자
등도 함께 규정하는 것이 좋습니다.
직원 채용과 인건비 부담은 어떻게 할까요?
관리직원의 채용 방식도 중요한 계약 내용입니다.
예를 들어
- 경비원
- 미화원
- 시설관리 직원
- 관리소장
등의 채용 주체와 인건비 부담을 명확히 해야 합니다.
또한
- 4대 보험
- 퇴직금
- 휴가
- 산업재해
등 노동관계에 관한 책임이 누구에게 있는지도 계약서에 명시하는 것이 좋습니다.
법정 시설관리는 어떻게 수행할까요?
관리업체가 있다고 해서 모든 안전관리 책임이 자동으로 해결되는 것은 아닙니다.
계약서에는
- 전기안전관리
- 소방안전관리
- 승강기 유지관리
- 기계설비 유지관리
등의 업무를
직접 수행하는지
또는
전문업체에 위탁하는지
명확하게 작성하는 것이 중요합니다.
위탁수수료와 추가 비용도 명확하게 작성하세요
관리비와 별도로 지급되는
- 위탁관리 수수료
- 추가 용역비
- 긴급 출동비
- 특별업무 비용
등도 구체적으로 작성해야 합니다.
특히
"별도 협의"
라는 표현만 사용하는 것은 추후 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.
계약기간과 해지 조건은 반드시 확인하세요
계약서에는
- 계약기간
- 자동연장 여부
- 계약해지 절차
- 위약금
- 계약 종료일
등을 구체적으로 작성해야 합니다.
관리단이 변경되었다고 해서 기존 계약이 자동으로 종료되는 것은 아닙니다.
계약서에 정해진 절차에 따라 적법하게 해지해야 합니다.
인수인계 조항은 가장 중요합니다
실제 분쟁이 가장 많이 발생하는 부분입니다.
계약 종료 시 다음 자료의 인계 여부를 계약서에 명확히 규정하는 것이 좋습니다.
- 관리비 장부
- 회계자료
- 계약서 원본
- 통장
- 공인인증 수단(필요한 경우)
- 시설도면
- 유지관리 기록
- 각종 열쇠와 출입카드
- 장기수선 관련 자료
또한
- 인계 기한
- 인계 장소
- 인계 책임자
까지 함께 작성하면 분쟁 예방에 도움이 됩니다.
손해배상과 보험 조항도 확인하세요
관리업체의 과실로 손해가 발생한 경우를 대비하여
- 손해배상 책임
- 보험 가입 여부
- 보상 범위
- 면책 사항
등을 계약서에 명확히 작성하는 것이 좋습니다.
보험 가입 사실뿐 아니라 보험의 종류와 보장 범위도 함께 확인해야 합니다.
마무리
좋은 관리업체를 선정하는 것만큼 중요한 것이 좋은 계약서를 작성하는 것입니다.
위탁관리 계약서는 단순한 형식적인 문서가 아니라 관리단과 관리업체의 권리와 의무를 정하는 기준이 됩니다.
특히 관리범위, 관리비 회계, 계약기간, 계약해지, 인수인계, 보험 및 손해배상 조항은 향후 분쟁을 예방하는 핵심 내용입니다.
계약 체결 전에는 관리단이 계약 내용을 충분히 검토하고, 필요한 경우 법률 전문가의 자문을 받아 건물의 특성에 맞게 계약서를 보완하는 것이 바람직합니다.